Berichtswesen zur Antikorruption

Die Korruptionsprävention und -bekämpfung ist einerseits eine eigenverantwortliche Aufgabe jeder Dienststelle einer Verwaltung, andererseits aber auch eine Aufgabe der Gesamtverwaltung.
Spezifische Kenntnisse über die Art und den Inhalt der eigenen Aufgaben und Strukturen, der Gefährdungspotenziale in einzelnen Bereichen und auf bestimmten Stellen liegen in erster Linie in den Dienststellen selbst vor. Es ist deshalb naheliegend, dass dort eine besondere Verantwortung für die Korruptionsprävention und -bekämpfung gesucht wird. Zugleich aber handelt es sich hierbei um eine wichtige Aufgabe der Behörde selbst und als Ganzes, bedarf somit auch einer Erfüllung an zentraler Stelle. Hierzu müssen Informationen aggregiert werden, die aus den einzelnen Bereichen stammen.

Das Berichtswesen zur Antikorruption erfüllt insbesondere die folgenden beiden Aufgaben:

1. Es sorgt dafür, dass die dezentral vorliegenden Informationen an zentraler Stelle gesammelt werden und dort aggregiert werden können (um zum Beispiel auch den Bedarf auf Maßnahmen daraus ableiten zu können, die die Behörde als Ganzes betreffen);
2. im Nebeneffekt sorgt es dafür, dass hinsichtlich der berichtspflichtigen Punkte im Berichtsturnus eine regelmäßige Überprüfung stattfindet, ob es neuen Korruptionsgefahren zu begegnen gilt.

In der Praxis kann eine jährliche Berichtspflicht als geeignet angesehen werden. Einerseits wird dadurch sichergestellt, dass denkbaren neuen Korruptionsgefahren angemessen kurzfristig begegnet wird, selbst wenn der Präventionsgedanke im "normalen" Tagesgeschäft nicht ausreichend berücksichtigt worden sein sollte, andererseits ist der damit verbundene Aufwand nicht als überzogen anzusehen.

Für die Erstellung eines Berichts durch die einzelnen Dienststellen kann auf ein Berichtsformular zurückgegriffen werden, das zum Beispiel folgenden Aufbau zeigt (das gezeigte Beispiel ist in der Praxis erfolgreich eingesetzt worden):

• Überprüfung bisheriger und neuer Strukturen und Verfahrensabläufe auf Schwachstellen, Überprüfung der Kontrollmechanismen
• Prüfung des Bedarfs auf Einrichtung einer Innenrevision bzw. auf eine Intensivierung
• Prüfung der Wirksamkeit der Dienst- und Fachaufsicht
• Fortbildung der Vorgesetzten zum Thema Dienst- und Fachaufsicht/Fürsorgepflicht
• Prüfung der Arbeitsvorgänge auf Transparenz, Sicherstellung der Funktions- und Aufgabentrennung
• Prüfung des Bedarfs auf neue Maßnahmen der prozessabhängigen und/oder prozessunabhängigen Kontrolle bzw. auf Intensivierung vorhandener Kontrollmaßnahmen
• Prüfung der Wirksamkeit eines etablierten Vieraugenprinzips, Prüfung des Bedarfs auf Einführung eines Vieraugenprinzips [in Teilbereichen]
• Personal-Rotation/Projekt-Rotation - Definition und Festlegung gefährdeter Bereiche
• Personal-Rotation/Projekt-Rotation - Verwirklichung des Prinzips durch Umsetzungsmaßnahmen oder Änderung von Zuständigkeiten
• Überprüfung genehmigter Nebentätigkeiten auf das weitere Vorliegen der Unbedenklichkeit
• Überprüfung des Bedarfs auf eine Überarbeitung von Dienstanweisungen aus fachlicher Sicht
• Mitarbeiter-/Dienstbesprechungen, Durchführung von Informationsveranstaltungen etc. zur Information und Aufklärung der Beschäftigten
• Information und Aufklärung neuer Beschäftigter bei Dienstantritt, soweit Personalsachbearbeitung in der Dienststelle wahrgenommen wird
• Teilnahme an Veranstaltungen zur Fortbildung/Qualifizierung zum Thema Korruption
• Bestätigung der Kenntnisnahme der bestehenden Regelungen zum Umgang mit Belohnungen und Geschenken (gfs. der Kenntnisnahme der Dienstanweisung über das Verbot der Annahme von Belohnungen und Geschenken durch alle Beschäftigten)
• Hinweis in Mitarbeiterbesprechungen auf das Verbot der Annahme von Belohnungen und Geschenken (und auf eine hierzu gfs. erlassene Dienstanweisung)
• Gezielte Analyse der Vergabeverfahren auf Schwachstellen
• Prüfung des Bedarfs und der Möglichkeiten dv-gestützte Kontrollmaßnahmen zu etablieren
• Prüfung, ob für eine Information der Öffentlichkeit geeignete Sachverhalte vorliegen [z.B. dezentrale Maßnahmen zur Korruptionsprävention]
• Überprüfung, ob alle Sponsoring-Aktionen dokumentiert worden sind
• Überprüfung der erfolgten Sponsoring-Aktionen auf Korruptionsaspekte
• Prüfung des Vorliegens von Auftragnehmerverhältnissen, in denen Maßnahmen nach dem Verpflichtungsgesetz geboten sind
• Von der Dienststelle (-nleitung) erteilte Zustimmungen zur Annahme einer Belohnung oder eines Geschenkes
• Von der Dienststelle (-nleitung) versagte Zustimmungen zur Annahme einer Belohnung oder eines Geschenkes
• Bisher nicht mitgeteilte Einzelfälle eines Verdachts auf das Vorliegen einer Unregelmäßigkeit.

Der Bericht der einzelnen Dienststellen sollte jeweils das Datum der abschließenden Fertigung tragen und von der Dienststellenleitung unterschrieben werden müssen.
Zugunsten einer nachvollziehbaren Darstellung sollte für besondere bzw. ohne weitere Vorkehrungen unzureichend verständliche Aspekte eine Erläuterungs- bzw. Begründungsverpflichtung geregelt werden.