Antikorruption und kommunale Rechnungsprüfung

Kleines "Lexikon" der Maßnahmen zur Korruptionsprävention

Transparenz der Arbeitsvorgänge / Funktions- und Aufgabentrennung

Transparenz ist ein wichtiges Mittel zur Korruptionsprävention, da Korruptionsdelikte im Verborgenen ablaufen und mit für Dritte einsehbaren Strukturen nicht in Einklang stehen. Transparenz der Arbeitsvorgänge, auch geschaffen durch eine Funktions- und Aufgabentrennung, nimmt den Tätigkeitsabläufen unbeleuchtete Räume.
Hierzu sind die Tätigkeitsabläufe lückenlos, klar und für jeden verstehbar zu dokumentieren, um den ordnungsgemäßen Verfahrensablauf zu erkennen und Entscheidungen nachvollziehbar zu machen.
Grundsätzlich soll kein Vorgang von Anfang bis Ende von einer Person bearbeitet werden; vielmehr sind jeweils mehrere sich gegenseitig kontrollierende Personen zu beteiligen (Vier-/ Mehr-Augen-Prinzip). Mangel an Transparenz sollte zum Anlass für eine Änderung des jeweiligen Tätigkeitsablaufs genommen werden.

Wenn die Umsetzung dieses Grundsatzes an anderen Erwägungen scheitert (z.B. Abbau von Schnittstellen, ganzheitliche vorgangsbearbeitung), so sollte dem Auftreten von Präventionslücken durch die Umsetzung anderer Maßnahmen zur Korruptionsprävention vorgebeugt werden (z.B. Verstärkung der Dienst- und Fachaufsicht, DV-gestütztes Kontrollwesen).

Eine qualifizierte Einschätzung des Bedarfs auf Maßnahmen zur Schaffung von Transparenz der Arbeitsvorgänge/Funktions- und Aufgabentrennung setzt eine Schwachstellenanalyse/Bestandsaufnahme voraus.

Maßnahmen zur Schaffung von Transparenz:

Schriftliche Regelung und Wahrnehmung von Kontrollaufgaben (prozessabhängig und prozessunabhängig) in einem arbeitsstufigen Verfahren;
Schriftliche Festlegung der einzuhaltenden Standards (sowohl hinsichtlich der Sachbearbeitung als auch der Kontrollmaßnahmen;
klare Trennung durch schriftliche Regelung der zur Bearbeitung eines Vorgangs wahrzunehmenden Funktionen (z.B. Trennung von Auftragsbegründung und -erteilung, Ausführung, Auftragsbezahlung bei Vergaben);
der Prozess der Entscheidungsfindung ist transparent zu halten ( z.B. durch eine DV-gestützte Vorgangskontrolle, eine genaue und vollständige Dokumentation (Protokolle, Vermerke, Berichte, ordnungsgemäße Aktenführung);
alle Arbeitsvorgänge sind den zuständigen Beschäftigten eindeutig zuzuordnen; die Entscheidungsgründe sind zu dokumentieren;
schriftliche Notizen über mündliche Handlungen.

In der Praxis gibt es durchgehend keine unterschiedlichen Einschätzungen zur generellen Notwendigkeit der Transparenz der Arbeitsvorgänge/Funktions- und Aufgabentrennung (dem entsprechend hinsichtlich des "Ob") zwischen den Antikorruptionsstellen und betroffenen Fachdienststellen. Unstimmigkeiten können sich jedoch zu folgenden Fragen ergeben, wenn es um die Beurteilung konkreter Verfahren geht:

Inwieweit ist bereits eine Transparenz der Arbeitsvorgänge/Funktions- und Aufgabentrennung sichergestellt?
Sind (weitere) Maßnahmen umzusetzen?
Mit welchen Maßnahmen soll eine (zusätzliche) Transparenz der Arbeitsvorgänge/Funktions- und Aufgabentrennung erreicht werden?

An der Umsetzung dieses Grundsatzes muss prozessorientiert gearbeitet werden, da nie eine Situation erreicht werden wird, in der die Problematik als abgeschlossen angesehen werden kann. Er zählt zu jenen Aspekten, die auch im Rahmen der Korruptionsprävention unbedingt turnusmäßig und in nicht zu langen Fristen überprüft werden sollte.
In einem qualifizierten System zur Korruptionsprävention sollte er als untersuchungs- und berichtspflichtiges Element im Rahmen des Berichtswesens zur Antikorruption nicht fehlen.